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办公桌上的数字办公室或创意混乱 – 是什么让您提高工作效率?

办公桌上的数字办公室或创意混乱 – 是什么让您提高工作效率?

现代技术的飞速发展让我们有机会只需点击几下即可执行任何可以想象的日常任务。 从电子银行...

现代技术的飞速发展让我们有机会只需点击几下即可执行任何可以想象的日常任务。 从电子银行对帐单和网上购物到数字日历和通讯工具,有成千上万的应用程序可以让我们摆脱繁忙的日程安排并提高我们的工作效率。

如果您需要减少电子邮件数量,像 Slack 这样的应用程序可以帮助您。 如果您正在寻找一种随时随地共享和访问重要文件的简便方法,Dropbox 是完美的解决方案。 而且,如果您希望简化繁忙的日程安排,Doodle 正是适合您的工具。 只有笔和纸是任何工作流程的必需品的日子已经很久了。 但是,真的是这样吗?

根据最近的研究,书写的物理行为会刺激一组称为网状激活系统 (RAS) 的细胞,它会过滤您大脑正在处理的一切,同时赋予您关注的事物更多意义。 因此,它使实现目标的可能性增加了 33%。 此外,Inc. 的 Saki Knafo 指出,研究表明,当学生在纸上而不是笔记本电脑上做笔记时,他们的考试成绩如何提高。 它证明当你使用笔和纸时,大脑的反应是不同的。

虽然在电脑上工作会阻碍注意力和意志力,但好的老式笔和纸为创造力打开了大门。 奢侈品笔记本公司 Moleskine 的共同所有人 Maria Sebregondi 表示,纸张仍然是一种宝贵的交流媒介,笔记本的年销量不断增加。 有趣的是,计算机中的图形界面总是与现实生活中的对应物(桌面、垃圾桶、日历)相似。 甚至史蒂文乔布斯本人也一直坚持所谓的拟物化设计。

问题挥之不去:在当今世界市场上保持无缝生产力的秘诀是什么? 我们应该坚持应用程序和电子设备不断增加的数字世界,还是应该依赖笔和纸等强大的生产力工具?

为此,我们需要解决这两种技术的真正好处,并考虑使用它们可以实现的所有目标。

在创意混乱中工作:

  • 提高您的记忆容量——列出您需要处理的任务并记下重要数据,让您可以更轻松地过滤外部信息并记住事情。 研究表明,记笔记对学习新外语有积极的影响。
  • 培养创造力——根据最近进行的研究,人们在整洁的房间里表达了传统,而在凌乱的房间里,创意和新颖性的显着提升。 这意味着在创造性的混乱中工作时,模拟方式的头脑风暴比在干净的空间中工作效率更高。
  • 它是项目初始阶段的理想选择– 思维导图可以帮助您轻松管理任务,这是显而易见的。 虽然市场上有数百种思维导图工具,但使用纸张来创建思维导图更为自然和先天,尤其是在项目开发的初始阶段。
  • 消除干扰——就像平板电脑、手机和其他小工具帮助我们保持思绪和高效执行所有活动一样,它们也会严重干扰我们的工作流程。 Todoist 的 Chad Hall 解释说,随着我们每天下载的所有热门应用程序,多任务处理成为我们生活中不可或缺的一部分。 另一方面,纸张将我们限制在单一任务中,并帮助我们更容易地达到心流状态。
  • 它更简单、更健康——数字系统、笔记本和便签不需要密码、手指扫描或充电即可访问。 它们触手可及,并且没有键盘或您需要学习的任何其他系统。 此外,长时间坐在电脑或任何其他数字设备前会妨碍您的视力并导致严重的健康问题,例如失眠或肥胖。

在数字办公室工作:

  • 它很普遍——全球数字革命对现代消费者产生了巨大影响。 广泛的互联网连接使您可以在任何设备上访问您的文件和电子邮件,无论您身在何处。 此外,许多行业甚至奢侈品牌必须拥抱技术进步并将技术整合到整个价值链中,以保持市场竞争力。 Navarro Amper & Co. 的首席执行官 Gregorio S. Navarro 解释说,当今的奢侈品消费者精通数字技术、时间敏感且以体验为导向,而且对于许多行业而言,吸引这样的消费者势在必行
  • 它最大限度地减少了搜索时间——无论书籍和笔记本可以容纳多少信息,人们都会不禁注意到关键字搜索的力量。 数字应用程序令人难以置信的速度和准确性使您能够在几秒钟内挖掘笔记、文件和图片并获取任何信息
  • 它降低了存储成本——企业通常会忘记他们在执行平凡的任务时有多忙,而不是把时间花在业务发展上。 它会降低他们的生产力并减慢他们的工作流程。 英国的 YouGov 进行的调查结果显示,31% 的受访者如果不花太多时间寻找文件,他们会更加关注业务发展。 数字存储为我们提供了一个光荣的好处,只需点击几下即可追踪任何数据并利用文件分发过程
  • 它是可共享的——任何精通数字的工具的最大好处可能是能够与世界各地最偏远的同事共享文档。 它可以帮助您遵守时间表并确保成功完成项目,同时让您的团队和客户保持同步。 另一方面,使用纸张只会拖慢协作的步伐,因为它需要所有各方都亲自出席会议,这几乎是不可能的
  • 它更具成本效益- 在无纸化办公室中,您无需打印文档并投资于纸张领域。 以电子方式发送您的文档可以减少丢失或丢失任何重要数据的机会,并显着降低成本。

因此,这一切都归结为这一点——随着数字应用程序和技术工具的不可避免的兴起,我们很想不断升级我们的数字工作流程,以期最终提高生产力。 这使我们严重依赖技术。 英特尔首席工程师梅丽莎·格雷格 (Melissa Gregg) 表示,恢复一个人对日常生活的控制感至关重要,不应让应用程序主宰他的生活。

一旦技术变得分散注意力,生产力就会受到影响。 现在是开始使用良好的旧纸质清单和待办事项清单的合适时机。 用笔和纸书写的行为会让你投入到这个过程中,它会减慢你的速度,让你更加体贴。 您会更加关注细节并做出更有意义的笔记。 David Allen 在他的《完成事情》一书中说,使用笔和纸是最简单、最普遍的方式来摆脱头脑中的东西。 此外,它还可以帮助您将精力集中在真正需要完成的工作上。

无论您使用什么方法,都必须找到正确的平衡点并使它们对您有用。 您可以通过合并来保留这两种方法的绝对优势。 这样,您将能够获得并享受两者的好处,并将您和您的团队的生产力提升到一个全新的水平。

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